2022年8月
発表・聴講予定の皆様
令和4年度全国大会実行委員会
土木学会全国大会（京都大会）対面開催と感染対策等へのご協力のお願い（その２）
全国大会へのご協力を賜りまして誠にありがとうございます。大会開催まで1ヶ月を切りました。改めて発表・聴講予定の皆様に、実行委員会の準備状況の報告と、感染対策等へのご協力のお願いをさせて頂きます。
- 新型コロナウィルス感染症に関して今後「大きな変化」がない限り、予定通り対面開催（9月14日@国立京都国際会館、9月15～16日@京都大学）を実施いたします。大きな変化とは、
① 京都府あるいは参加者が多いと見込まれる地域で緊急事態宣言やまん延防止等重点措置など政府・自治体から行動制限が発出される場合
② 対面開催が実質的に不可能となるような施設利用制限を国立京都国際会館や京都大学が課す場合
③ その他、会員関係者に感染者が急増したり、多数の特別会員が会社独自の行動制限をされるなど、対面開催するのが難しい状況になった場合
を想定しています。①～③のいずれかの場合、9月14日はハイブリッド・縮小開催・不開催などを個々の行事によって判断し、9月15～16日の年次学術講演会は完全オンラインに移行いたします。実行委員会では最終判断する時期として8月末を考えていますが、それ以降でも①～③の変化が急遽生じた場合は対応できるよう準備を進めています。
- 9月15～16日@京都大学の年次学術講演会に関して、発表者が新型コロナウィルスに感染あるいはその可能性が高い場合、ご自身の参加・発表はご遠慮いただき、代理発表をたてて頂くなどご配慮をお願いいたします。この場合、代理発表者の聴講申込みは不要とし、もともとの発表者の権利で発表頂きますので、その旨を当日、総合受付にてスタッフにお申し出頂くとともにセッション会場にて座長にお伝えください。医療機関の証明等は求めません。（9月14日@国立京都国際会館の学術行事はほぼ全てハイブリッドですので、感染あるいはその可能性が高くてもオンラインでご発表頂くことが可能です。）
- 同じく9月15～16日@京都大学の年次学術講演会に関して、聴講者が新型コロナウィルスに感染もしくはその可能性が高くて当日聴講頂けない場合でも、聴講料の払い戻しは致しません。講演概要集の閲覧はできますので、ご了承下さいますようお願い申し上げます。
- 当日、収容人数制限によりセッション会場への入室をお断りさせて頂く可能性がございます。折角京都まで来たのに、聴講したいセッションの会場に入れないという可能性がゼロではございませんが、感染拡大防止ということでご理解とご協力を賜りますようよろしくお願い申し上げます。
- 会場ではマスクの着用や手指の消毒など、感染防止対策にご協力ください。
- 9月15～16日は、セッションの開催時間を部門によって30分ずらしています。感染防止対策のためです。お間違えの無いようお願いいたします。
- 9月15～16日は京都市交通局のご協力により路線バスの増便（臨時路線含む）を行って頂いています。京都駅や市中心部（四条河原町・烏丸）から京都大学に向かうバスが増えていますので、混雑の緩和と三密機会の低減のためにも是非ご活用ください。
以上、ご理解とご協力をお願い申し上げます。
2022年3月
発表・聴講予定の皆様
令和4年度全国大会実行委員会
全国大会（京都大会）年次学術講演会における感染対策等へのご理解とご協力のお願い
全国大会へのご協力を賜りまして誠にありがとうございます。実行委員会では、9月12～16日開催の全国大会開催に向け鋭意準備を進めているところですが、新型コロナウイルス感染症の感染拡大状況を予測することが難しく、準備に苦慮しているところです。特に、9月15～16日に京都大学吉田キャンパスで開催予定の学術講演会は、3年ぶりの対面方式での開催を模索していますが（感染状況によって完全オンラインに移行する可能性はあります）、その実現にはご発表やご参加頂く皆様のご理解が欠かせません。具体的には、本大会に限って下記の対応とさせて頂きたく存じます。（学会内で検討中の事項もございますが、現段階の検討としてご理解ください）
- 発表者が新型コロナウイルスに感染もしくは濃厚接触者となった場合、ご自身の参加・発表はできなくなります。また、発熱・咳等の症状がある場合、発表をご遠慮いただくことになります。このような場合は代理発表をたてて頂くなど、ご配慮をお願いいたします。代理発表者が聴講申込みをしていない場合、聴講申込みは不要（事務局への連絡は必要）とし、もともとの発表者の権利で発表頂けるようにいたします。また、代理発表をたてるのが難しくどなたにも発表頂けない場合は、当該講演は他の講演と同様に既発表の扱いとさせて頂けるよう調整中です。ご理解を賜りますよう何卒よろしくお願い申し上げます。
- 聴講者が新型コロナウイルスに感染もしくは濃厚接触者となって当日聴講頂けない場合や、発熱・咳等の症状によりご参加頂けない場合が想定されますが、聴講料の払い戻しは致し兼ねます。講演概要集の閲覧は行って頂けますので、ご了承下さいますようお願い申し上げます。
- 当日、セッション会場に想定以上の人数の聴講者がいらっしゃった場合、収容人数制限により入室をお断りさせて頂く可能性がございます。会場の割り振りには一定の注意を払ってはいますが、限界もございます。各会場ごとの参加予定人数を把握することも難しいと考えています。折角京都まで来たのに、聴講したいセッションの会場に入れないという可能性がゼロではございません。この点もご理解とご協力を賜りますようよろしくお願い申し上げます。
ハイブリッド方式や完全オンライン方式であれば、濃厚接触になっても発表できたり、会場に入れなくてもオンラインで聴講できるなど上記の問題は解決しますが、約50の会場でハイブリッドを円滑に運営するのは非常に困難と考えています。また、完全オンラインとしますと、土木学会は対面での開催を三度断念することとなります。今後の全国大会のあり方を考える上でも今回の開催は重要と考えていますので、上記3点ご理解・ご協力を頂きたく、何卒よろしくお願い申し上げます。
なお、上記の内容は2022年3月時点での政府の方針に従ったものです。政府の方針等が今後変更になった場合は、上記の内容も状況に応じて変更になる可能性があります。